Personvernerklæring

Personvern er viktig for Volkswagen Møller Bilfinans AS (heretter VWMBF) og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Behandlingsansvarlig
VWMBF er "behandlingsansvarlig" for personopplysninger, dvs. informasjon om deg, som VWMBF mottar gjennom nettsidene bilfinans.no, for personopplysninger som brukes til å behandle og bevilge finansieringsløsninger til VWMBF kunder, samt for personopplysninger som behandles i forbindelse med markedsføring av VWMBF produkter og tjenester. 

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Vi beskytter dine personopplysninger og ditt personvern ved å treffe alle relevante tiltak som følger av gjeldende lovgivning, herunder blant annet den norske personopplysningsloven, som implementerer EUs personvernforordning (GDPR).

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvordan vi ivaretar dine personopplysninger og rettighetene du er gitt ved lov. Dette supplerer de øvrige avtalevilkår som VWMBF har inngått med kunden og gjelder for alle tjenesteforhold, både nåværende og fremtidige.

Ansvaret for den daglige oppfølgningen av VWMBF's etterlevelse av personvernregelverket er delegert til personvernombud.  

 

Hvilke personopplysninger behandler vi og hva brukes opplysningene til?
For å kunne innfri våre forpliktelser overfor deg som kunde trenger vi noen opplysninger om deg. Vi behandler personopplysninger til nærmere angitte formål:

·         Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester

·         Kundeoppfølging og markedsføring

·         Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer

·         Kundekontroll og undersøkelser - forebygging og avdekking av straffbare handlinger

 

a) Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester
VWMBF behandler personopplysninger om kunder og eventuelle tredjepersoner som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. VWMBF registrerer også opplysninger om personer som har fått avslag på en avtale i den hensikt å kunne underrette vedkommende om avslaget og eventuelt i ettertid å kunne dokumentere forholdet, herunder at et avslag var saklig begrunnet.

Behandlingsgrunnlaget for dette er nødvendig for å oppfylle en avtale og oppfyllelse av rettslig plikt, i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og c).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

·         Navn

·         Fødselsnummer

·         Adresse

·         Kontaktopplysninger: E-post og telefonnummer

·         Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer

·         Bankkontonummer

·         Relasjon mellom kunde og eventuell medlåntaker/kausjonist

·         Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse

·         Næringsinteresser

·         Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: Skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp 

·         Innbetalinger

·         Familieforhold: tilknytning til politisk eksponerte personer

 

b) Kundeoppfølging og markedsføring
VWMBF sørger for at kunden er informert og oppdatert om forhold rundt sitt produkt. Hvis du har et eksisterende kundeforhold behandler vi personopplysningene dine på grunnlag av vår berettigede interesse i å gi deg relevant informasjon og tilbud. Behandlingsgrunnlaget for dette er «nødvendig for å oppfylle en avtale» og «nødvendig for å ivareta legitime interesser – interesseavveiing» i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og f).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

·         Navn

·         Fødselsnummer

·         Adresse

·         Kontaktopplysninger: E-post og telefonnummer 

·         Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer

 

c) Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer
For å oppfylle våre forpliktelser i henhold til lov, forskrifter eller myndighetsbeslutninger, behandler VWMBF kredittopplysninger og andre personopplysninger i forbindelse med etablering og bruk av systemer for beregning av kapitalkrav for kredittrisiko. Med systemer for interne målemetoder menes her selskapets modeller, arbeids- og beslutningsprosesser for kredittgivning og kredittstyring, kontrollmekanismer, IT-systemer og interne retningslinjer som er knyttet til klassifisering og kvantifisering av institusjonens kredittrisiko og annen relevant risiko.

Personopplysninger til dette formålet vil kunne innhentes fra kredittopplysningsforetak. VWMBF bruker Bisnode (Dun & Bradstreet) for kredittvurdering, ta kontakt med de for ytterligere spørsmål. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er «nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt» og «nødvendig for å ivareta legitime interesser – interesseavveiing» i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c) og f).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

·         Fødselsnummer

·         Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse

·         Næringsinteresser

·         Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: eksempelvis skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp 

 

d) Kundekontroll og undersøkelser – forebygging og avdekking av straffbare handlinger
VWMBF er pålagt å gjennomføre kundekontroll i henhold til hvitvaskingsloven, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling. Behandlingsgrunnlaget for dette er «nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt» i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c).

 

Automatiserte avgjørelser
Når vi bruker automatiserte avgjørelser, vil vi gi deg ytterligere informasjon om den underliggende logikken som er brukt, samt betydningen og hvilke konsekvenser dette kan få for deg.

Du kan når som helst si din mening om en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering, dersom en slik avgjørelse vil ha rettslige følger (f.eks. oppsigelse av kontrakt) eller på annen måte påvirke deg i betydelig grad (f.eks. avslag på søknad via nett).

 

Samtykke
I noen tilfeller ber vi om ditt samtykke til å behandle personopplysningene dine. Eksempler er til markedsføringsformål eller behandling av særlige kategorier av personopplysninger. Informasjon om formål, behandlingsaktivitet, typer personopplysninger og din rett til å trekke tilbake samtykket må oppgis når du blir bedt om å gi samtykke til VWMBF. Hvis du har gitt samtykke til behandling av personopplysningene dine, kan du når som helst trekke det tilbake. 

 

Berettiget interesse
Vi bruker personopplysninger når det er nødvendig for å støtte opp under våre berettigede interesser, så lenge den berettigede interessen ikke overstyres av dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

Eksempler på behandling basert på berettiget interesse:

• Markedsføring, produkt- og kundeanalyser. Denne prosessen danner grunnlaget for markedsføring, prosess-, forretnings- og systemutvikling, inkludert testing. Hensikten med dette er å forbedre produktutvalget vårt og optimalisere tilbudet til kundene.
• Profilering, for eksempel når vi gjør kundeanalyse til markedsføringsformål eller transaksjonsovervåkning for å avdekke svindel.
• Anonymisering av finansiell og demografisk informasjon for å lage statistikk i forbindelse med testing og utvikling av nye produkter og tjenester. Anonym og samlet statistikk kan ikke knyttes til en enkeltperson.
• Analyser av bruken av sosiale medier for å tilby bedre og mer målrettet markedsføring og kommunikasjon, tjenester og rådgivning, inkludert å svare på dine kommentarer og gi brukerstøtte. 
• Fastslå, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav og inndrive krav.

 

Hvor innhenter vi opplysningene fra?
VWMBF innhenter de fleste opplysningene direkte fra deg som kunde. Noen ganger innhenter vi opplysninger fra andre, for eksempel offentlige eller private institusjoner.

Fra kunde: de fleste opplysningene vi registrerer innhentes direkte fra kunde, for eksempel i forbindelse med behandling av søknad om lån eller leasing.

Fra tredjeparter: for å kunne tilby deg tjenester og overholde lovkrav vil VWMBF også innhente personopplysninger fra tredjeparter. Eksempler på slike informasjonskilder kan være:

·         Offentlig tilgjengelige kilder og andre eksterne kilder/registre som føres av offentlige myndigheter (for eksempel Folkeregisteret)

·         Firmaregistre

·         Kriminalitetsbekjempende myndigheter (for eksempel politiet, økokrim, etc.)

·         Sanksjonslister (som føres av internasjonale organisasjoner som EU og FN samt nasjonale organisasjoner)

·         Forhandlere

·         Registre som føres av kredittopplysningsbyråer og andre kommersielle informasjonstjenester som leverer informasjon om for 

          eksempel reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer

·         I forbindelse med innbetalinger innhenter vi opplysninger fra banker

·         I forbindelse med kredittvurdering innhenter vi opplysninger fra kredittforetak

 

Hvem kan vi utlevere personopplysninger til?
Personopplysningene dine kan deles med andre i den grad vi er lovpålagt å gjøre det, og for å levere tjenester og oppfylle avtaler vi har med deg. Vi kan dele personopplysningene dine med andre, for eksempel myndigheter, leverandører, betalingstjenesteleverandører og forretningspartnere.  Før vi deler slike opplysninger, sørger vi alltid for at vi følger de aktuelle bestemmelsene om taushetsplikt som gjelder i finanssektoren.

Vi har også underleverandører og partnere som vil kunne ha behov for opplysninger om deg i forbindelse med gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester. Behandlingsgrunnlaget for dette er «samtykke», «nødvendig for å oppfylle en avtale» og «Nødvendig for å ivareta legitime interesser – interesseavveiing» i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), b) og f).

Våre partnere og underleverandører behandler personopplysninger på vegne av VWMBF, og vil kun bruke opplysningene til de formål de er innhentet.

Overføring til tredjeland
I noen tilfeller kan vi også overføre personopplysninger til foretak i såkalte tredjeland (land utenfor EØS-området). Slike overføringer kan gjøres hvis noen av følgende vilkår er oppfylt:

• EU-kommisjonen har besluttet at det foreligger et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i det aktuelle landet, eller
• det er truffet andre hensiktsmessige sikkerhetstiltak, for eksempel bruk av standardkontrakter (EUs standardklausuler) som er godkjent av EU-kommisjonen, eller dersom databehandleren har gyldige bindende konsernregler (BCR), eller
• det dreier seg om unntak i spesielle tilfeller, for eksempel for å oppfylle en avtale med deg eller dersom du gir ditt samtykke til den bestemte overføringen.

Det vil ikke utveksles eller lagres personopplysninger utenfor EU.

 

Sikkerhetstiltakene for å beskytte personopplysninger
Vi bruker egnede tekniske, organisatoriske og administrative sikkerhetstiltak for å beskytte all informasjon mot tap, misbruk, uvedkommende tilgang, deling, endring og ødeleggelse.

 

Hvor lenge lagrer vi registrerte personopplysninger?
Vi beholder opplysningene vi har om deg så lenge de trengs for de formålene som opplysningene ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det er pålagt i henhold til lover og forskrifter. Dette betyr at vi beholder dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale og i henhold til tillatelser og krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter.

Eksempler på oppbevaringstid:

·         Lånetilbud: oppbevaring av lånerelatert dokumentasjon i opptil 12 måneder etter at et tilbud har utløpt.

·         Krav og forpliktelser knyttet til betalingstjenester: fem år for transaksjonsrelaterte opplysninger.

·         Forebygging og avdekking av hvitvasking og terrorfinansiering og svindel: oppbevaring av Kjenn din kunde-informasjon
          (Know your customer – KYC) i minst fem år etter opphør av forretningsforbindelsen eller utførelsen av en enkelt transaksjon.

·         Bokføringslover: oppbevaring av opplysninger som kreves i henhold til loven, i opptil ti år.

·         Nærmere informasjon om oppfyllelse av en avtale: oppbevaring av informasjon knyttet til avtalen med oss i opptil ti år etter

         at et kundeforhold er avsluttet.

Opplysningene vi har om deg lagres i vårt kunderegister og i ulike saksbehandlingssystemer. Dette gjøres for å kunne gi deg god informasjon, for å ha en historie på ditt kundeforhold hos oss og for å kunne gi deg svar på eventuelle spørsmål du måtte ha i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

 

Hvilke personvernrettigheter har du?
Du har følgende rettigheter knyttet til personopplysningene vi har om deg:

Rett til innsyn i dine personopplysninger
Du har rett til å få innsyn i personopplysningene vi har om deg. I mange tilfeller finnes disse opplysningene allerede i de nettbaserte tjenestene vi tilbyr deg. Retten til innsyn kan imidlertid være begrenset av lovgivning, beskyttelse av andre personers personvern og hensynet til vår forretningsidé og -praksis. Vår fagkunnskap, våre forretningshemmeligheter samt interne vurderinger og materiale kan begrense din rett til innsyn.

Rett til retting av feilaktig eller ufullstendig data
Hvis opplysningene vi har lagret om deg, er uriktige eller ufullstendige, har du rett til å få opplysningene rettet, med de begrensninger som følger av lovgivningen.

Rett til sletting
Du har rett til å be om at dine personopplysninger blir slettet i følgende tilfeller:

• du trekker tilbake samtykket til behandlingen og det ikke er noen annen berettiget grunn til behandlingen
• du protesterer mot behandlingen og det ikke er noen berettiget grunn til å fortsette behandlingen
• du protesterer  mot behandling for direkte markedsføring
• behandlingen er ulovlig
• behandlingen av personopplysninger gjelder mindreårige, dersom opplysningene ble innsamlet i forbindelse med tilbud om informasjonssamfunnstjenester

Som følge av lovgivningen i finanssektoren er vi i mange tilfeller forpliktet til å beholde personopplysninger om deg så lenge du er kunde hos oss, og også etter det, f.eks. for å oppfylle en lovbestemt forpliktelse eller for å behandle rettslige krav.

Rett til begrensning av behandling av personopplysninger
Hvis du mener at opplysningene vi har registrert om deg, er feilaktige, eller du bestrider at behandlingen er lovlig, eller hvis du har protestert mot behandlingen av opplysningene i samsvar med retten til å protestere, kan du be oss om å begrense behandlingen av disse opplysningene. Behandlingen vil bli begrenset til kun oppbevaring inntil opplysningene er rettet eller det kan fastslås at våre berettigede interesser går foran dine interesser.

Hvis du har rett til å få slettet opplysninger vi har registrert om deg, men du trenger opplysningene for å forsvare et rettslig krav, kan du be om at VWMBF begrenser behandlingen til kun oppbevaring hvis du vil beholde opplysningene.

Selv om behandlingen av opplysningene dine er begrenset i henhold til beskrivelsen over, kan VWMBF behandle opplysningene dine på andre måter hvis det er nødvendig for å fremme et rettslig krav, eller hvis du har gitt ditt samtykke.

Rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse
Du kan alltid protestere mot behandling av personopplysninger om deg hvis behandlingen er basert på VWMBF's berettigede interesse, inkludert direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring.

Rett til å trekke tilbake samtykke
Når det rettslige grunnlaget for en bestemt behandlingsaktivitet er ditt samtykke, har du til enhver tid rett til å trekke tilbake samtykket. Du får informasjon om retten til å trekke tilbake et samtykke når du blir bedt om å gi ditt samtykke til VWMBF.

Retten til dataportabilitet
Du har rett til å motta personlige opplysninger som du har gitt oss, i maskinlesbart format. Denne retten gjelder personopplysninger som kun behandles automatisert og på rettslig grunnlag av samtykke eller oppfyllelse av kontrakt. Dersom det kan skje sikkert og er teknisk gjennomførbart, kan vi også overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig.

Din forespørsel om å utøve rettighetene som beskrives ovenfor, vil bli vurdert ut fra omstendighetene i hvert enkelt tilfelle. Vær oppmerksom på at vi også kan beholde og bruke dine opplysninger slik det er nødvendig for å oppfylle juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve avtalene våre.

VWMBF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personvernforordningen uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. VWMBF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Opplysningene vi har om deg lagres i vårt kunderegister og i ulike saksbehandlingssystemer. Dette gjøres for å kunne gi deg god informasjon, for å ha en historie på ditt kundeforhold hos oss og for å kunne gi deg svar på eventuelle spørsmål du måtte ha i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

Personopplysningene knyttet til personer der et kundeforhold ikke har blitt opprettet, det vil si en søknad som ikke har resultert i en finansiell kontrakt, slettes ett år etter at søknaden ble registrert.

Det vil ikke utveksles eller lagres personopplysninger utenfor EU.

 

Informasjonskapsler (Cookies)
Informasjonskapsler er små tekstfiler som inneholder bokstaver og tall som plasseres på din datamaskin eller enhet. Informasjons-kapsler plasseres når du besøker en hjemmeside som bruker infokapsler, og kan brukes til å spore hvilke sider som besøkes på nettstedet, hjelpe deg å fortsette der du avsluttet sist eller å huske dine preferanser, som språk.

På VWMBF's nettsider http://www.bilfinans.no logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av et analyseprogram. Vårt nåværende analyseprogram kan opplyses ved behov. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene optimalt til deg som bruker. Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel (kjent som «cookies») på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

 

Informasjon om ansatte og jobbsøkere
VWMBF behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå. «nødvendig for å oppfylle en avtale» og «nødvendig for å ivareta legitime interesser – interesseavveiing» i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og f).

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos VWMBF. Eventuelle opplysninger som oppbevares utover ansettelsestiden oppbevares i henhold til lover og forskrifter eller selskapets berettiget interesse. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet når søknaden er behandlet og stillingen er besatt.

Videoovervåkning
Av sikkerhetsmessige grunner, inkludert forebygging av kriminalitet, har vi kameraer i utenfor hovedinngangen til hovedkontoret vårt.

Personvernombud
VWMBF har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernombudet.

Kontaktinformasjon
Henvendelser kan rettes til vårt personvernombud på compliance@vwfs.no eller til Volkswagen Møller Bilfinans AS, Postboks 6671 Etterstad, 0609 Oslo.

Klage
Dersom du mener VWMBF bryter regelverket, kan du klage ved å sende en skriftlig henvendelse til Datatilsynets postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo. Datatilsynet vil så vurdere om de skal følge saken videre.

Endringer i denne personvernerklæringen
Vi jobber kontinuerlig med å forbedre og utvikle våre tjenester, produkter og nettsteder. Denne personvernpolicyen kan derfor bli endret fra tid til annen. Hvis endringene er betydelige, vil vi gi beskjed når vi er pålagt å gjøre det etter gjeldende lov.

 

Ikrafttredelsestidspunkt: 30. november 2023